How To E-Submit A Bill

 How To E-Submit A Bill

ഗവ: ഓഫീസുകള്‍ പ്രോസസ് ചെയ്യുന്ന സാലറി ബില്ലുകള്‍ ഇതു വരെ പ്രിന്റ് എടുത്ത് ബന്ധപ്പെട്ട ട്രഷറികളില്‍ എത്തിച്ച ശേഷമാണ് പാസാക്കിയിരുന്നത്. ഇത് പണച്ചിലവും സമയ നഷ്ടവും വരുത്തുന്നു. പ്രോസസ് ചെയ്ത ബില്ലുകള്‍ പ്രിന്റ് എടുക്കാതെ തന്നെ ട്രഷറികളിലേക്ക് ഓണ്‍ലൈനായി അയക്കാവുന്നതാണ്. ഇതിനെയാണ്  E- Submission എന്നു പറയുന്നത്. ഇങ്ങനെ അയക്കുന്ന ബില്ലുകള്‍ ട്രഷറി പരിശോധിച്ച് ശരിയാണെന്ന് ബോധ്യപ്പെട്ടാല്‍ പാസാക്കുന്നതും തെറ്റുണ്ടെങ്കില്‍ ഒബ്ജക്ട് ചെയ്യുന്നതുമാണ്.
ബില്ലുകള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതെങ്ങനെ എന്നു നോക്കാം


1 ആദ്യമായി Bill Type കളുടെ എണ്ണമനുസരിച്ച് ആവശ്യമുള്ളത്ര Head of Account കള്‍ സെറ്റ് ചെയ്യണം.
Accounts -> Initialisations -> Head Of Accounts എന്ന ക്രമത്തില്‍ Head Of Account പേജ് ഓപ്പണ്‍‍ ചെയ്യുക. 

ഈ പേജില്‍ താഴെ കാണുന്ന രീതിയിലുള്ള 14 കോളങ്ങള്‍ കാണാം.

1. Grant No.    
2. majh(Function)    
3. smh(Sub function)    
4. minh(Program)    
5. subh(Scheme)    
6. ssh(subsubhead)    
7. deth(SubScheme)    
8. objh(PrimaryUnit)    
9. Head Desc    
10. BE    
11. Recovery    
12. Expense    
13. Plan/Nonplan   
14. Voted/Charged

കേരള സർക്കാരിന്റെ Codification of Head of Accounts പ്രകാരം Major Head, Sub Major Head, Minor Head, Sub Head, Detailed Head, Object Head എന്നിങ്ങിനെ 6-tier structure ലാണ് ക്രമീകരിക്കേണ്ടത്. എന്നാൽ സ്പാർക്കിൽ Sub Sub Head കൂടി നൽകി ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നു. 2202-01-101-99-01 എന്ന ഹെഡ് ഓഫ് അക്കൌണ്ടിനെ സ്പാർക്കിൽ നൽകുമ്പോൾ ഇങ്ങിനെ വിഭജിക്കാം.
2202-പൊതുവിദ്യാഭ്യാസം (Major Head)
01-പ്രാഥമിക വിദ്യാഭ്യാസം (Sub Major Head)
101-ഗവൺ‌മെന്റ് പ്രൈമറി സ്കൂളുകൾ (Minor Head)
99-ലോവർ പ്രൈമറി സ്കൂളുകൾ (Sub Head)
00-(ഇല്ല)Sub Sub Head
01-ശംബളം (Detailed Head)
00-(ഇല്ല) (Object Head)
 ചിത്രം കാണുക.

 2202-01-101-99 എന്ന നാല് കോഡുകൾ മാത്രമെ ഇപ്പോൾ ട്രഷറിയിൽ ഒത്തു നോക്കപ്പെടുന്നുള്ളൂ എന്നതാണ് വാസ്തവം. അത്രയും ശരിയായി ബിൽ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാനായാൽ ട്രഷറിയിൽ ബിൽ പാസ്സാക്കാനാകും എന്നാണറിയുന്നത്. Grant No., SSH, OBj Head, Det Head എന്നിവ പരിശോധിക്കപ്പെടുന്നില്ല. BE, Recovery, Expense എന്നീ ഫീല്‍ഡുകളില്‍ 0 ചേര്‍ക്കുക.

2) Salary Matters ല്‍ Estt. Bill Type തെരഞ്ഞെടുത്ത് ഓരോ Bill Type കളുടെയും Head of Account മുകളില്‍ പറഞ്ഞ പ്രകാരം Head Codes ല്‍ സെറ്റ് ചെയ്തത് പോലെ തന്നെയാകുന്ന വിധത്തില്‍ എഡിറ്റ് ചെയ്ത് ശരിയാക്കുക.

Bill Type ലെയും Head Codes ലെയും Head of Account കള്‍ പൊരുത്തപ്പെടാത്ത പക്ഷം എസ്റ്റാബ്ലിഷ്മെന്റ് ബില്ലുകള്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യാനാവില്ല.
3  Monthly Salary Bill പ്രോസസ് ചെയ്യുക 
Salary Matters -> Processing -> Salary -> Monthly Salary Processing

4 ബില്ലുകള്‍ പരിശോധിച്ച് ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പ് വരു ശേഷം താഴെ ചിത്രങ്ങളില്‍ കാണിച്ച പോലെ ഇ-സബ്മിഷന് വേണ്ടി ബില്ലുകള്‍ നിര്‍മ്മിക്കാം.
 Accounts -> Bills -> Make Bill from Payroll  എന്ന ക്രമത്തില്‍ പേജ് ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക. 

ഈ പേജില്‍ Bill സെലക്ട് ചെയ്ത ശേഷം Make Bill ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. അപ്പോള്‍ Pay bill has been successfully generated എന്ന message ഉം Bill Number ഉം വരും. ഈ നമ്പര്‍ ബില്ലിനു മുകളില്‍ എഴുതുന്നത് ട്രഷറിക്ക് ഉപകാരപ്പെടും. ഒന്നിലധികം ബില്ലുകളുണ്ടെങ്കില്‍ യോജിച്ച Head of Account തെരഞ്ഞെടുക്കാന്‍ ശ്രദ്ധിക്കണം.

  
5  ബില്ലുകള്‍ തെരഞ്ഞെടുത്ത് ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുക.
Accounts -> Bills -> E Submit ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ബില്ല് ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്ന പേജിലേക്ക് പ്രവേശിക്കുക.

താഴെ കാണുന്നതാണ് E Submission പേജ്.

  ഈ പേജില്‍ Bill to Submit എന്നതിനു താഴെ നേരത്തെ പ്രോസസ് ചെയ്ത ബില്ലുകള്‍ കാണാവുന്നതാണ്. അവ സെലക്ട് ചെയ്ത് Approve and Submit എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഇത്രയും ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാല്‍ ഇ സബ്മിഷന്‍ പൂര്‍ത്തിയായി.

Approve and Submit എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് കഴിഞ്ഞാല്‍ ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്ത ബില്ല് ട്രഷറിയുടെ Objection ഇല്ലാതെ Cancel ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല.

7 ഇ-സബ്മിറ്റ് ചെയ്ത ബില്ലുകളുടെ സ്ഥിതി അറിയാന്‍

നാം സബ്മിറ്റ് ചെയ്ത ബില്ല് ട്രഷറി Accept ചെയ്തോ Object ചെയ്തോ എന്ന് അറിയുന്നതിനു വേണ്ടി View Submitted Bills എടുത്തു നോക്കാവുന്നതാണ്.

Accaounts -> Bills ->View Submitted Bill

ഈ പേജില്‍  കാണുന്ന ബില്ലിന്റെ വലതു വശത്തു വശത്തു കാണുന്ന View current status in treasury എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്താല്‍ Submitted Bills Status കാണാവുന്നതാണ്.

Encshment Details in E- Submission
ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്ന ബില്ലുകളുടെ Encashment Details ട്രഷറി തന്നെ നല്‍കുന്നതായിരിക്കും. എന്നാല്‍  ഇങ്ങനെ ട്രഷറി നല്‍കുന്ന Encashment Details കണ്‍ഫേം ചെയ്യേണ്ട ചുമതല അതാത് ഓഫീസുകള്‍ക്കുണ്ട്. അതായത് ട്രഷറി നല്‍കിയ Encashment Details ശരിയാണെങ്കില്‍ കണ്‍ഫേം ചെയ്യുക മാത്രമാണ് ഓഫീസുകള്‍ ചെയ്യേണ്ടത്. സാധാരണ പോലെ Encashment Page എടുത്തു കഴിഞ്ഞാല്‍ Encashment Details കാണാവുന്നതാണ്.

How to Cancel a bill
ഒരു ബില്ല് ട്രഷറിയിലേക്ക്  E-Submit ( Accounts -> Bills -> E Submit)  ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാല്‍ പിന്നെ ട്രഷറി ഒബ്‌ജക്ട് ചെയ്യാതെ Cancel ചെയ്യാന്‍ കഴിയില്ല.
E-Submit ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പായി Make Bill from Payroll എന്ന പ്രോസസിലൂടെ ജനറേറ്റ് ചെയ്യപ്പെട്ട ബില്ല് Cancel ചെയ്യാന്‍ നമുക്ക് കഴിയും. 
Accounts -> Bills -> Cancel Bill എന്ന രീതിയില്‍ ട്രഷറി ഒബ്‌ജക്ട് ചെയ്ത ബില്ലുകള്‍ Cancel ചെയ്യാന്‍ കഴിയും.

Posted in: SPARK